Zgłoszenie sprawy i wstępna analiza zasadności odwołania do KIO

​

Presja czasu i znaczenie szybkiej decyzji

​

Odwołanie do Krajowej Izby Odwoławczej jest środkiem ochrony prawnej, którego wniesienie możliwe jest wyłącznie w ściśle określonych, bardzo krótkich terminach (zasadniczo 5 lub 10 dni). Ich upływ zamyka drogę do skutecznego zakwestionowania czynności zamawiającego. Z tego względu kluczowe znaczenie ma szybkie zgłoszenie sprawy oraz niezwłoczne przekazanie podstawowej dokumentacji postępowania.

​

Wstępna analiza sprawy

​

Na etapie zgłoszenia przeprowadzamy wstępną analizę sprawy, obejmującą
w szczególności:

​

• zapoznanie się z dokumentacją postępowania (SWZ, informacja o wyborze oferty, uzasadnienie, korespondencja, itd.),

• identyfikację potencjalnych naruszeń przepisów prawa zamówień publicznych,

• wstępną ocenę ryzyk formalnych i dowodowych,

• ocenę, czy klient posiada interes w uzyskaniu zamówienia.

 

Celem tej analizy jest udzielenie odpowiedzi na fundamentalne pytanie:
czy dana sprawa ma realny potencjał do skutecznego wniesienia odwołania
do KIO. 

​

Spotkanie robocze i doprecyzowanie stanu faktycznego

​

Standardowo w ramach etapu wstępnego odbywa się krótkie spotkanie robocze (stacjonarnie lub online, np. za pośrednictwem Microsoft Teams), podczas którego:

​

• omawiamy kluczowe okoliczności sprawy,

• doprecyzowujemy cele klienta,

• wskazujemy możliwe scenariusze dalszego postępowania.

​

Wycena i decyzja o dalszej współpracy

​

Wstępna analiza umożliwia przedstawienie wyceny dalszego prowadzenia sprawy, uwzględniającej zakres prac, stopień skomplikowania postępowania oraz presję czasową. Z uwagi na merytoryczny charakter tej pracy kancelaria pobiera zryczałtowaną opłatę za wstępną ocenę sprawy.

​

Termin wykonania analizy i przedstawienie wyceny

​

Z uwagi na krótkie terminy ustawowe, wstępna analiza sprawy wykonywana jest co do zasady w terminie do 24 godzin od przekazania kompletu niezbędnych informacji i dokumentów. Po jej przeprowadzeniu przedstawiamy klientowi:

​

• ocenę zasadności wniesienia odwołania,

• rekomendację co do dalszych działań,

• wycenę prowadzenia sprawy przed Krajową Izbą Odwoławczą.

​

W zdecydowanej większości spraw proponujemy wynagrodzenie ryczałtowe
za prowadzenie całego postępowania, co zapewnia klientowi przewidywalność kosztów i pełną kontrolę budżetu. W niektórych sprawach możliwe jest również rozliczenie godzinowe, jednak tego modelu co do zasady nie rekomendujemy w postępowaniach odwoławczych przed KIO, z uwagi na ich dynamiczny
i trudny do przewidzenia przebieg.

​

Model rozliczeń po podjęciu współpracy

​

W przypadku podjęcia współpracy przy prowadzeniu odwołania do KIO, wynagrodzenie ryczałtowe płatne jest etapowo, zgodnie z harmonogramem prac:

​

• 30% – po podjęciu współpracy (rozpoczęcie prac i zabezpieczenie terminów),

• 50% – po przygotowaniu i wniesieniu odwołania do KIO,

• 20% – po rozprawie lub zakończeniu postępowania przed KIO.

​

Taki model rozliczeń odzwierciedla rzeczywisty nakład pracy na poszczególnych etapach i zapewnia transparentność po stronie klienta.

​

Opłata za wstępną analizę

​

Z uwagi na merytoryczny charakter wstępnej analizy kancelaria pobiera zryczałtowaną opłatę za jej przeprowadzenie. W przypadku podjęcia dalszej współpracy opłata ta jest zaliczana na poczet wynagrodzenia za prowadzenie sprawy. Jeżeli natomiast – po przeprowadzonej analizie – nie rekomendujemy wniesienia odwołania (w szczególności z uwagi na brak realnych szans powodzenia) lub z innego powodu nie kontynuujemy współpracy to poza opłatą wstępną klient nie ponosi żadnego innego kosztuj jej prowadzenia. 

​

Koszty zastępstwa procesowego przed KIO

​

W sprawach przed KIO dodatkowym elementem rozliczenia są koszty zastępstwa procesowego zasądzane przez Izbę na rzecz strony wygrywającej.
W przypadku uwzględnienia odwołania KIO zasądza koszty, które zamawiający zwraca odwołującemu, a tym samym koszt ten jest dla odwołującego ekonomicznie neutralny. W sprawach, w których Izba zasądza koszty zastępstwa procesowego na rzecz odwołującego, kwota ta wynosi standardowo 3 600 zł.

​

Materiał pogłębiający - jak przebiega postępowanie odwoławcze
przed KIO krok po kroku - BLOG KPMIW

​

Osoby zainteresowane szczegółowym, bardziej technicznym opisem procedury odwoławczej przed Krajową Izbą Odwoławczą mogą zapoznać się z materiałem dostępnym na naszym blogu: „Odwołanie do KIO krok po kroku – co musisz wiedzieć, jeśli zastanawiasz się nad jego wniesieniem”.

​

​

​

Opracowanie strategii odwoławczej i konstrukcja zarzutów

​

Przyjęcie strategii procesowej

​

Punktem wyjścia do opracowania strategii odwoławczej jest precyzyjne określenie celu, jaki klient zamierza osiągnąć poprzez wniesienie odwołania
do Krajowej Izby Odwoławczej. Cele te mogą być różne i są każdorazowo uzależnione od etapu postępowania, treści dokumentacji oraz sytuacji konkurencyjnej wykonawców.

​

W praktyce odwołanie do KIO może zmierzać w szczególności do:

​

• kwestionowania postanowień specyfikacji warunków zamówienia (SWZ),
  w tym:

  • nadmiernych lub nieproporcjonalnych warunków udziału
    w postępowaniu,

  • opisu przedmiotu zamówienia preferującego konkretnego wykonawcę,

  • niekorzystnych lub niezgodnych z prawem postanowień umowy,

• kwestionowania działań lub zaniechań zamawiającego w toku postępowania, w szczególności:

  • wyboru oferty wykonawcy konkurencyjnego w sytuacji, gdy oferta ta powinna zostać odrzucona,

  • odrzucenia oferty klienta albo niewybrania jej jako najkorzystniejszej, mimo braku ku temu podstaw prawnych,

• ochrony oferty klienta przed niezasadnymi zarzutami lub działaniami zamawiającego,

• wskazania nieprawidłowości w ofercie konkurencyjnej, które mają istotny wpływ na wynik postępowania.

​

Innymi słowy, w zależności od okoliczności sprawy strategia odwoławcza może polegać zarówno na obronie oferty klienta, jak i na wykazaniu istotnych błędów w ofercie wykonawcy konkurencyjnego.

 

Stawka postępowania – interes biznesowy klienta

​

W tego typu sprawach stawką postępowania jest realna możliwość pozyskania często intratnego zamówienia publicznego, a tym samym możliwość osiągnięcia przychodu przez klienta. To właśnie o tę możliwość toczy się spór przed Krajową Izbą Odwoławczą. 

​

W niektórych sytuacjach, gdy - przy danym stanie faktycznym i prawnym - uzyskanie zamówienia w aktualnym postępowaniu nie jest realnie możliwe, celem odwołania może być doprowadzenie do unieważnienia postępowania. Taki rezultat daje wykonawcom szansę na udział w nowym postępowaniu, prowadzonym na zmienionych, bardziej konkurencyjnych zasadach.

 

​Cele, jakie przyświecają wniesieniu odwołania do KIO, mogą być zatem zróżnicowane i każdorazowo wymagają indywidualnej oceny oraz dostosowania strategii procesowej. Zadaniem kancelarii na ETAPIE 2 jest takie zaprojektowanie strategii i zarzutów, aby w sposób maksymalnie efektywny realizowały one interes prawny i biznesowy klienta.

​

Sporządzenie i wniesienie odwołania do KIO

​

Przekucie strategii w pismo procesowe

 

Po opracowaniu strategii odwoławczej oraz ustaleniu zakresu i hierarchii zarzutów następuje etap sporządzenia odwołania do Krajowej Izby Odwoławczej. Jest to moment, w którym przyjęta strategia procesowa zostaje przełożona na konkretne pismo procesowe, spełniające rygorystyczne wymogi formalne i merytoryczne.

​​

Odwołanie musi w sposób precyzyjny i jednoznaczny:

​

• wskazywać zaskarżane czynności lub zaniechania zamawiającego,

• formułować zarzuty w oparciu o właściwe przepisy prawa,

• przedstawiać argumentację faktyczną i prawną,

• powoływać adekwatny materiał dowodowy.

​

Na tym etapie szczególne znaczenie ma dyscyplina argumentacyjna, tak aby każde twierdzenie było osadzone w faktach i możliwe do obrony w toku rozprawy. 

​

Kontrola wymogów formalnych i terminów

​

Postępowanie odwoławcze przed KIO jest postępowaniem sformalizowanym, w którym błędy formalne mogą prowadzić do odrzucenia odwołania niezależnie od jego merytorycznej zasadności. Dlatego w ramach ETAPU 3 kancelaria dokonuje szczegółowej kontroli m.in.:

​

• zachowania ustawowych terminów wniesienia odwołania,

• dopilnowania, aby doszło do wniesienia w terminie prawidłowej opłaty (wpisu) od odwołania. 

• prawidłowości oznaczenia stron i uczestników postępowania,

• kompletności załączników,

• spełnienia wymogów dotyczących formy i treści odwołania.

​​

Celem tych działań jest zminimalizowanie ryzyka formalnego, które mogłoby uniemożliwić merytoryczne rozpoznanie sprawy przez Izbę. Niektórych błędów, jak np. wniesienia opłaty w za małej wysokości lub przekroczenia terminów nie da się naprawić. 

​

Materiał pogłębiający - trzy najpoważniejsze błędy które dyskwalifikują odwołanie do KIO - BLOG KPMIW

​

W praktyce jednym dość częstych powodów nieuwzględnienia odwołań
do KIO nie jest ich merytoryczna bezzasadność, lecz błędy formalne, które prowadzą do ich odrzucenia jeszcze przed rozpoznaniem zarzutów. Więcej na temat najczęściej spotykanych uchybień formalnych, które mogą dyskwalifikować odwołanie do KIO, opisujemy w osobnym materiale na naszym blogu: Najczęstsze błędy formalne, które dyskwalifikują odwołanie do KIO

​

Finalizacja i wniesienie odwołania

​​

Po zakończeniu prac redakcyjnych i weryfikacyjnych odwołanie jest finalizowane i wnoszone do Krajowej Izby Odwoławczej przez specjalny portal KIO, który służy do wnoszenia odwołań. Równolegle zapewniana jest prawidłowa dystrybucja kopii odwołania do Zamawiającego. Na tym etapie kancelaria pozostaje w bieżącym kontakcie z klientem, informując o projekcie odwołania, dokonanych czynnościach oraz dalszym harmonogramie postępowania.

​

Postępowanie przed Krajową Izbą Odwoławczą i rozprawa

​

Weryfikacja formalna odwołania i wyznaczenie terminu rozprawy

​

Po wniesieniu odwołania do Krajowej Izby Odwoławczej Izba dokonuje formalnej weryfikacji odwołania, w szczególności pod kątem zachowania terminu, spełnienia wymogów formalnych, opłaty (wpisu) oraz dopuszczalności środka ochrony prawnej. Jeżeli odwołanie spełnia wymagania ustawowe, Izba przystępuje do dalszego procedowania i wyznacza termin rozprawy.

​

Terminy rozpraw przed KIO są uzależnione od aktualnego obciążenia Izby liczbą spraw. W praktyce są to jednak terminy nieporównywalnie krótsze niż w postępowaniach przed sądami powszechnymi. Z naszych obserwacji wynika,
że obecnie termin rozprawy wyznaczany jest zazwyczaj w przedziale od 2 do 5 tygodni od dnia wniesienia odwołania.

​

Czynności podejmowane przed rozprawą

​

Okres oczekiwania na rozprawę nie oznacza braku aktywności w sprawie. W tym czasie Izba wzywa zamawiającego do złożenia odpowiedzi na odwołanie i przesłanie dokumentacji postępowania. Odpowiedź ta w wielu przypadkach ma istotne znaczenie dla dalszego przebiegu postępowania.

​

W zależności od przyjętej strategii procesowej:

​

• w niektórych sprawach zasadne jest pisemne odniesienie się do odpowiedzi zamawiającego jeszcze przed rozprawą,

• w innych – pozostawienie kluczowych argumentów do przedstawienia bezpośrednio na rozprawie, aby zachować element procesowej inicjatywy.

​​

Równolegle do postępowania mogą przystępować inni wykonawcy (tzw. przystępujący), czyli podmioty, które mają interes w tym, aby sprawa została rozstrzygnięta na rzecz odwołującego albo zamawiającego. Oznacza to, że:

​

• część przystępujących może wspierać stanowisko odwołującego,

• część może aktywnie bronić stanowiska zamawiającego.

​​

​Przystępujący również mają prawo składać własne pisma procesowe.
W praktyce bywa, że to właśnie przystępujący – w szczególności wykonawca, którego oferta została wybrana – wykazuje największą determinację i aktywność procesową, a jego argumentacja staje się głównym przedmiotem sporu.
W zależności od przyjętej strategii procesowej podejmowana jest decyzja,
czy i w jakim zakresie odnosić się do pism przystępujących przed rozprawą.

​​

Dzień rozprawy przed KIO – struktura i przebieg

​

Rozprawa przed Krajową Izbą Odwoławczą składa się zasadniczo z dwóch etapów:

​

1. posiedzenia wstępnego, na którym weryfikowane są kwestie formalne,

2. rozprawy merytorycznej, podczas której strony przedstawiają swoje stanowiska.

​

Rozprawa przed KIO ma charakter wysoce dynamiczny. Co do zasady nie ma na niej miejsca na rozbudowane, teoretyczne wywody prawne. Kluczowe znaczenie ma konkret, zwięzłe i logiczne przedstawienie argumentów, poparte właściwym odniesieniem do dokumentacji i przepisów.

​

Typowy przebieg rozprawy wygląda następująco:

​

• w pierwszej kolejności stanowisko przedstawia odwołujący,

• następnie wypowiada się zamawiający,

• dalej rozprawa przybiera formę sekwencyjnej wymiany argumentów („pętli”), w ramach której każda ze stron może odnieść się do stanowiska strony przeciwnej,

• jeżeli w sprawie występują przystępujący, przewodniczący składu orzekającego udziela im głosu.

​​

Dość częstą sytuacją jest, że strony – w ramach przyjętej strategii procesowej – przedstawiają na rozprawie dodatkowe argumenty lub akcentują nowe aspekty sprawy, reagując na stanowiska przeciwników.

​​

Przygotowanie do rozprawy i skład zespołu

​

Z perspektywy skutecznego prowadzenia sprawy kluczowe znaczenie ma odpowiednie przygotowanie do rozprawy oraz właściwy dobór osób w niej uczestniczących.

W naszej ocenie optymalnym rozwiązaniem jest, aby na rozprawie obecni byli:

​

• prawnik prowadzący sprawę, odpowiedzialny za argumentację prawną i decyzje procesowe,

• osoba merytoryczna (techniczna), zdolna na bieżąco zweryfikować twierdzenia drugiej strony dotyczące kwestii technicznych lub specjalistycznych,

• w uzasadnionych przypadkach również osoba odpowiedzialna po stronie klienta za aspekt biznesowy sprawy.

​

Takie podejście pozwala na natychmiastową reakcję na argumenty przeciwników procesowych i ogranicza ryzyko pozostawienia bez odpowiedzi twierdzeń, które mogą mieć istotne znaczenie dla rozstrzygnięcia sprawy.

​

Dynamika rozprawy i konieczność bieżącej reakcji

​

Postępowanie przed KIO cechuje się tym, że nie istnieje możliwość uzupełniania stanowisk po rozprawie. Standardem jest, że Izba co najwyżej zarządza krótką przerwę (zazwyczaj 15–30 minut), umożliwiając stronom zapoznanie się z dokumentami lub argumentami przedstawionymi na rozprawie i odniesienie się do nich po przerwie.

​

Z tego względu doskonała znajomość dokumentacji, szybka analiza argumentów przeciwnika oraz zdolność do podejmowania decyzji „na sali rozpraw” mają kluczowe znaczenie dla wyniku sprawy.

​​

Rozstrzygnięcie sprawy przez KIO, uzasadnienie i dalsze możliwe działania

 

Zamknięcie rozprawy i ogłoszenie wyrok

​

Po przeprowadzeniu rozprawy Krajowa Izba Odwoławcza zamyka rozprawę, a następnie -
w większości przypadków - odracza ogłoszenie wyroku na kilka dni. Oznacza to, że rozstrzygnięcie nie zawsze zapada „od razu na sali”, lecz jest ogłaszane w późniejszym terminie wyznaczonym przez Izbę.

​

Doręczenie wyroku z uzasadnieniem

​

Po ogłoszeniu rozstrzygnięcia Izba w dalszej kolejności doręcza stronom wyrok wraz z pisemnym uzasadnieniem. Z praktyki wynika, że następuje to zazwyczaj
w ciągu kilku tygodni od dnia ogłoszenia wyroku.

​

Co wynika z wyroku KIO

 

W wyroku Izba wskazuje, czy:

​

• uwzględnia odwołanie (w całości albo w części) oraz które zarzuty uznaje
  za zasadne,

• czy też oddala odwołanie (w całości albo w części).

​

Jeżeli odwołanie zostaje uwzględnione (w całości lub części), w sentencji wyroku Izba określa konsekwencje rozstrzygnięcia, w szczególności jakie czynności zamawiający powinien podjąć lub powtórzyć (np. ponowną ocenę ofert, odrzucenie oferty konkurencyjnej, unieważnienie czynności wyboru oferty, ewentualnie unieważnienie postępowania – zależnie od charakteru naruszenia
i treści żądania odwołania).

​

Jeżeli odwołanie zostaje oddalone, oznacza to, że w zakresie podniesionych zarzutów Izba uznała, iż zamawiający postąpił prawidłowo, a zaskarżone czynności lub zaniechania nie uzasadniają ingerencji w przebieg postępowania.

​

Skarga do sądu zamówień publicznych

​

Od wyroku KIO przysługuje skarga do sądu zamówień publicznych.
Z perspektywy praktyki rynkowej należy jednak podkreślić, że w przeważającej większości spraw postępowanie odwoławcze przed KIO kończy spór, a skarga na orzeczenie Izby jest wnoszona stosunkowo rzadko.

​

Analiza skutków wyroku i rekomendacja dalszych działań

​

Po ogłoszeniu wyroku Krajowej Izby Odwoławczej oraz zapoznaniu się z jego uzasadnieniem kancelaria przygotowuje dla klienta krótką, syntetyczną analizę skutków rozstrzygnięcia. Celem tej analizy jest przełożenie treści orzeczenia na praktyczne konsekwencje dla sytuacji prawnej i biznesowej klienta.

​

Analiza ta ma charakter praktyczny i decyzyjny. Jej celem nie jest powtórzenie treści wyroku, lecz umożliwienie klientowi świadomego i racjonalnego podjęcia decyzji, co do dalszych kroków po zakończeniu postępowania odwoławczego.

​

Potrzebujesz wsparcia w sprawie przed KIO?

​​

Jeżeli rozważają Państwo wniesienie odwołania do Krajowej Izby Odwoławczej lub potrzebują wsparcia w toku postępowania odwoławczego, zapraszamy do kontaktu z kancelarią.

 

Umów konsultację lub skontaktuj się z nami poprzez zakładkę Kontakt.​​​​​

​