Baza wiedzy
Digitalizacja dokumentacji pracowniczej
Od 1 stycznia 2019 r. możliwym jest prowadzenie dokumentacji pracowniczej również w formie elektronicznej.
Digitalizacja dokumentacji pracowniczej:
daje nam możliwość optymalizacji i redukcji kosztów - dokumentacja pracownicza w formie papierowej również wymaga odpowiedniego standardu ochrony, wobec czego odpowiednio przygotowane przejście do formy cyfrowej może ostatecznie okazać się formą wygodniejszą i tańszą;
pozwala na szybkie tworzenia i podpisywanie dokumentów oraz zapewnia ich niezmienny charakter;
usprawnia pracę w działach HR, pozwalając na większą swobodę oraz łatwość w zarządzaniu obiegiem dokumentów – coraz częściej umowy, jak i inne dokumenty tworzone oraz akceptowane są w formie elektronicznej;
pozwala osobom do tego uprawnionym na dostęp do dokumentacji w każdym czasie i miejscu;
eliminuje prowadzenie dokumentacji w wersji papierowej – po kilku latach pracy akta pracownika mogą osiągnąć zakres nawet kilkuset stron;
wpływa na ochronę środowiska (trend paperless) – bądźmy świadomi nowych rozwiązań i w sposób umiejętny korzystajmy z nich, przyczyniając się do wielkich rzeczy.
Samo przejście z prowadzenia dokumentacji w formie papierowej na formę elektroniczną wymaga od pracodawcy sporządzenia cyfrowego odwzorowania dokumentów pracowniczych
oraz opatrzenia go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy, potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym.
Zapewne na myśl przychodzi wam jedno pytanie: Co w takim razie zrobić z dokumentem w wersji papierowej?
Należy umożliwić pracownikowi w określnym terminie odbiór takiego dokumentu. Jeżeli pracownik terminu tego nie dotrzyma, pracodawca ma prawo nieodwracalnie zniszczyć dokument.
Jednocześnie decydując się na zmianę formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną należy pamiętać o procesach przygotowawczych, tj. w szczególności:
wypełnieniu obowiązków informacyjnych wobec pracowników;
wdrożeniu odpowiednich procedur opisujących zasady oraz prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników;
zapewnieniu przechowywania dokumentacji pracowniczej w jakości spełniającej minimalne wymagania przewidziane przepisami prawa;
przeprowadzeniu oceny ryzyka zagrożeń.
Pomimo konieczności spełnienia określonych wymagań digitalizacja dokumentacji pracowniczej to z pewnością obszar, którym warto się zainteresować, zwłaszcza wobec obecnie popularnej pracy zdalnej.